需办理使领馆认证的公司和企业，请填写《办理使领馆认证申请表》（可来我会索取或从我会网页下载），加盖公章后，连同需要认证 的文件交来或快递给我会，同时以现金、转帐、支票的形式预交认证费，文件由我会以快递寄到相应的驻华 使领馆 办理（时间因国家而异）， 收到认证回件后，我会将电话通知申请公司和企业取回回件或 快递给 申请公司和企业。
注意事项和要求
1 、注意加盖正确的印章或 办理相应的证明书 。
需要认证的各种商业单据都应加盖各级出入境检验检疫局及各地贸促会的印章，或者办理相应的公正书、证明书。
2 、注意办理使领馆认证所需的时间。
不同的国家对办理使馆认证的时间有不同的规定，例如阿根廷、沙特大使馆规定使馆认证的时间为10天，而委内瑞拉则为25天；同时由于各国使领馆往往在我国和本国的节假日期间都休息，因此，企业在申请办理使馆认证时要注意各使馆对认证时限的规定，尽可能提早办理，以便顺利通关结汇。
3 、注意有些国家要求一些贸易单证的认证要同时办理。
阿联酋、科威特、伊朗、约旦、叙利亚等国要求voice必须与原产地证一起认证。除此之外，阿联酋、沙特、约旦等国还要求对出口到该国的肉类商品必须同时认证4种单证：voice、产地证、检验检疫证、屠宰证。阿联酋还要求肉鸡出口时需在检验检疫证上注明无病毒、无害、无流感。科威特还要求voice必须与原产地证及白色产地证（白色产地证是使用阿拉伯文的一种产地证）一起认证等。
需办理认证的国家和地区
目前，要求使领馆认证的国家和地区主要集中在南美、中东、非洲等国家和地区，另外一些欧美国家也正加入到这一行列中来。主要有 阿根廷、埃及、墨西哥、沙特、阿联酋、阿曼、巴西、科威特、秘鲁、伊朗、印度、俄罗斯、卡塔尔、玻利维亚、希腊、波兰、哥伦比亚、伊拉克、泰国、菲律宾、厄瓜多尔、约旦、利比亚、土耳其、丹麦、西班牙、巴基斯坦、缅甸、智利、委内瑞拉、叙利亚等。
认证 的文件种类
1、用于通关结汇及涉外商贸活动的各类商业单证和证明文件，如：原产地证、商业voice、价格单、规格证明、重量证明、装箱单、提单、报关单、合同、检验检疫证书、公证书、保险单等；
2、其他与涉外商贸活动相关需办理使领馆认证的文件。