办理来华邀请函贸促会认证需要提供以下资料}:
（1）申请表
（2）双方营业执照复印件
（3）护照复印件
（4）签证记录
（5）公司出担保函
（6）.文件一两份
（7）被邀请人的护照复印件
（8）.被邀请人出具保函
{办理来华邀请函贸促会认证需要注意的事项}：
1、以上材料均用A4纸复印纸提交，材料不清楚或资料不齐全视为无效申请。
2、如果是当地贸促会会员的企业，办理时请把会员证复印件连同申请资料一起附上。
3、贸促会将对所提交的材料进行审查，对符合申请要求的予以办理;不符合要求的材料予以退回或通知申请单位补充。无法补齐材料的视为无效申请。从材料补齐之日起计算受理日期。
4、贸促会根据实际情况需要，可临时通知企业递交相关补充材料或要求企业说明原因。
5、各申请企业应指定专人办理邀请函业务，不得随意更换。对不合要求的申请资料不予退还。
6、贸促会对所发签证通知表及邀请函仅具有建议权，供被邀请外国商人向我驻外国各大使馆、总领馆申请来华商务签证，终是否获得签证及签证有效期、出入境次数由我驻外国各大使馆、总领馆决定。
7、对在申请中弄虚作假的企业，一经查出，将不再接受其申请。我会不接待外商来我会办公地点申请办理邀请函，请申办单位注意。
{来华邀请函模板}
××市 ×× 区 ×××× 公司
(公司英文名称)
地址： 电话： 传真： 邮政编码：
邀 请 函
(被邀请的公司名称或外国人姓名)：
我公司是一间(性质)的企业，公司有员工×人、占地××、年营业额××，主要的经营范围和介绍公司所在行业的地位，生产或销售什么产品等。因(目的)，邀请贵公司(职务)(被邀请人姓名)等×人(见附件1)(具体年月日)来本公司(做什么，写明详细理由或具体商业往来项目)。申请 (商务/工作，选其中一个)签证，×个月有效×次入境，停留×天，签证地点在(国家及城市)。被邀请人此次来华相关费用(包括往返机票、住宿、医疗保险和人寿保险等)由(××公司) 负责。敬请接纳为盼!
附件：
1、被邀请人资料：
姓 名 性别 国籍 出生日期 护照号码 任职部门及职务
××× × ××× ×年×月×日 ××× ××××××
2、访华日程：(共××天)
时 间 访问地点 事 由
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外国人来华邀请函是外国人来中国从事商业贸易的一种通行证件，准确说是中国人邀请外商到中国来谈生意时需要办理的证件，办理外国认证来华邀请函贸促会认证，可以去当地的贸促会申请，但是前提条件企业必须在有贸促会备案注册，而且企业依法登记的法人企业(注册资金在50万元人民币以上)(以下简称邀请单位)，可申办邀请与本单位有实质业务的外国人以商务(F字)签证入境。注册资金不够的单位，必须出具与有申办资格单位的合同或担保函;没有出口权的单位，必须出具与有出口权单位的合作合同。，如果没有具备这些条件是不能自己申请办理的，只能找代理公司办理。
贸促会证明书能证明的涉外文件，包括国际买卖，通关结汇，吸引外资、引进技术设备、向国外投标、商标与专利注册、商事诉讼、仲裁等涉外经贸活动中所涉及的法律事实或单证、文件。贸促会认证通常有：出口货物商业发票、外销合同、报价单、装箱单、价格单、沙特SASO、尼日利亚CCVO、符合性证明、提单、运费发票和船证明等各种运输单据、出口货物报关单、出口货物的各类证明，企业营业执照、派遣函、生产许可证、产品自由销售证明、中外双方签定的各类协议等。
{办理邀请函贸促会认证的流程}：
首先，根据外商来华目的，合资格的企业将申请资料送到当地贸促会办理;然后，经贸促会初审后，再送到省贸促会审批;后，省贸促会把邀请函的正本寄回当地贸促会，由当地贸促会通知并转交申请企业。